Preventie- en integriteitsbeleid

Bij Present werken we met vrijwilligers en vaak met kwetsbare burgers uit Wageningen. We vinden het belangrijk dat iedereen op z’n plek is en iedereen eerlijk, gelijkwaardig en goed behandeld wordt. Ook vinden we het belangrijk dat iedereen zich veilig voelt en de situatie altijd voor iedereen veilig blijft.

Concreet

We onderscheiden verschillende soorten schendingen [zie] :

  • schendingen rond machtsmisbruik: corruptie, belangenverstrengeling, lekken van vertrouwelijke informatie, verwijtbare nalatigheid;
  • financiële schendingen: fraude, diefstal, misbruik van ter beschikking gestelde goederen of diensten, verwijtbare verspilling;
  • de interpersoonlijke schendingen: discriminatie, intimidatie, vernedering, geweld, pesten, ongewenste intimiteit, seksuele intimidatie, seksueel geweld.

Aanstelling

In dit aanstellingsbeleid doen we uiteen hoe we zorg dragen voor dat iedereen op z’n plek is en iedereen eerlijk, gelijkwaardig en goed behandeld wordt. En dat iedereen zich veilig voelt en de situatie altijd voor iedereen veilig blijft. De meeste vrijwilligers die via Present zich inzetten doen dat eenmalig, en in groepsverband. Een klein aantal van de vrijwilligers zet zich individueel in en is meer verbonden aan Present. We noemen hen ‘kernvrijwilligers’ of trainees. Dit aanstellingsbeleid heeft betrekking op deze vrijwilligers. Een nieuwe vrijwilliger gaat de volgende stappen door:

  1. Kennismakingsgesprek
    • In dit gesprek wordt uitgelegd wat Present is en hoe we werken. We vragen wie de persoon is, en wat voor een taak past bij de persoon. We vragen welke ervaring iemand heeft, welke passies iemand heeft, en wat iemand graag zou willen doen en/of leren binnen onze organisatie.
      Tijdens dit gesprek vertellen we dat we met veel verschillende soorten en veelal kwetsbare mensen werken. Het is belangrijk dat een vrijwilliger zich in gedrag dat realiseert en daar rekening mee houdt.
      In het gesprek kijken medewerker en vrijwilliger samen welke rol goed bij iemand past. De medewerker houdt daarin ook rekening me de kwetsbaarheid van de rol en de (communicatie)vaardigheden van de vrijwilliger.
  2. Ondertekenen vrijwilligerscontract
    • We vragen aan nieuwe vrijwilligers een contract te ondertekenen. Onderdelen van het contract zijn oa. dat iemand de waarden van Present Wageningen onderschrijft, geheimhouding van informatie herleidbaar naar een persoon, een opzegtermijn en omschrijving van de taken.
  3. Aanvragen VOG als relevant voor de rol, zie onder.
  4. Inwerkperiode
    • In een periode van een paar weken tot een paar maanden wordt iemand ingewerkt door een medewerker of een ervaren vrijwilliger. Eerst loopt iemand mee en kijkt, dan helpt iemand en dan kan de nieuwe vrijwilliger zelfstandig werken maar kijkt iemand mee.
  5. Zelfstandig vervullen van de rol
    • De nieuwe vrijwilliger voert te rol zelfstandig uit. Daarbij wordt deze (op afstand) begeleid door een (betaalde) medewerker. Een keer in de zoveel tijd (minimaal eens per jaar) vindt een tussentijds evaluatiegesprek plaats. Present zorgt voor ontmoetingsmomenten met andere vrijwilligers, en zo nodig voor passend trainingsaanbod.

Verschillende rollen en kwetsbaarheden

Er zijn verschillende rollen binnen organisatie. Van de vrijwilliger is de rol van groepenbegeleider is de meest verantwoordelijk en kwetsbare rol. In deze functie begeleidt iemand een Present actie, en doet het project-voorbereidings-bezoek. Tijdens dit bezoek is, behalve de groepenbegeleider en de hulpontvanger, als het goed is ook iemand van de groep en een hulpverlener aanwezig. Maar vanwege tijdsdruk, volle agenda’s en onverwachte gebeurtenissen wil het nog wel eens voorkomen dat de groepenbegeleider alleen op bezoek gaat. Andere rollen zijn: flexer (vaker Present acties doen, in een groep), bestuurslid en kantoorvrijwilliger.

Verder zijn er betaalde medewerkers. Als medewerker wordt verwacht dat iemand als nodig alle verschillende rollen kan vervullen. Ook gaat een medewerker het meest regelmatig op huisbezoek.

Omdat de rol van groepenbegeleider het meest kwetsbaar is, willen we voor vrijwilligers die deze rol vervullen een VOG aanvragen, aan het begin van de inwerkperiode en in ieder geval voordat iemand alleen contact heeft met een hulpontvanger. Ook medewerkers voeren de taken van de groepenbegeleider uit, dus ook voor hen wordt een VOG aangevraagd.

Bij Present (Wageningen) varieert de drukte rondom projecten enorm. Ook de beschikbaarheid van een vrijwilliger is niet constant. Soms is het zo dat een vrijwilliger een half jaar niet actief is en dan weer wel. We hebben besloten dat als iemand 2 jaar of meer niet actief is geweest als vrijwilliger, en dan weer taken wil oppakken, opnieuw de aanstellingsprocedure wordt gevolgd (en er dus opnieuw een contract wordt getekend, VOG wordt aangevraagd etc).

Medewerkers van Present Wageningen houden een lijst bij van alle kernvrijwilligers waarop o.a. staat wanneer een VOG is toegekend.

VOG

Elke medewerker en groepenbegeleider binnen de organisatie is verplicht een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan te vragen. Ook kan er voor een andere vrijwilliger – als de situatie kwetsbaar is – een VOG worden aangevraagd. Het Ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport zoekt uit of er in het verleden van de vrijwilliger dingen zijn voorgevallen die reden geven de integriteit van deze persoon in twijfel te trekken. Zonder VOG mag een kernvrijwilliger niet zelfstandig bij ons aan de slag.

Maatregelen door Present genomen

Het bestuur en de medewerkers van stichting Present waarborgen dat vrijwilligers of derden een klacht kunnen indienen omtrent vermeende integriteitsschending en/of grensoverschrijdend gedrag.
Er is een vertrouwenscontactpersoon, die formeel buiten de organisatie valt waarbij integriteitsschending/grensoverschrijdend gedrag middels een klacht, veilig kan worden gemeld. De vertrouwenscontactpersoon legt een klacht zo snel mogelijk ter behandeling neer bij alle afzonderlijke leden van het bestuur. Een klacht zal door het bestuur zo snel mogelijk worden behandeld. Uiterlijk ter eerstvolgende bestuursvergadering of, ingeval van evidente spoedeisendheid op zo kort mogelijke termijn in speciale vergadering (telefonisch/digitaal). Het bestuur schorst een medewerker of vrijwilliger waarover een klacht binnenkomt per direct tot nader order. Eerst na overleg en beoordeling (hoor/wederhoor) neemt het bestuur op basis van besluit bij meerderheid van stemmen, indien noodzakelijk, zo snel mogelijk alle passende maatregelen om verdere integriteitsschending en/of grensoverschrijdend gedrag structureel te beëindigen en te voorkomen. Stichting Present Wageningen zet de kennis en informatie van een externe integriteitsmedewerker in als blijkt dat er ondersteuning buiten de organisatie nodig is.

Vertrouwenscontactpersoon

Bij Present Wageningen vinden we het belangrijk dat iedereen op z’n plek is en iedereen eerlijk, gelijkwaardig en goed behandeld wordt. Ook vinden we het belangrijk dat iedereen zich veilig voelt en de situatie altijd voor iedereen veilig blijft. Maar waar kan je heen als je het gevoel hebt dat iets níet pluis is en je dat in vertrouwen wilt bespreken? Dan ga je naar de vertrouwenscontactpersoon. Onze vertrouwenscontactpersoon is de veilige plek voor vrijwilligers en hulpontvangers omdat ze een luisterend oor biedt, in vertrouwen, en helpt bij het zoeken naar eventuele vervolgstappen.

Onze vertrouwenscontactpersonen zijn Machteld Vos de Wael en Machteld Speets. Mail om een afspraak te maken op vertrouwenscontactpersoon@vcwageningen.nl Eventueel zijn de vertrouwenscontactpersonen ook telefonisch bereikbaar op 06-83265736.